Velkommen
Referat gjennomgått, ingen kommentarer.
Eventueltsaker meldt inn og notert til slutt.
Var ikke til stede i dag.
Forventede endringer neste måneder:
Sosial samling for trenere og ledere: 15.000,- dersom den vedtas. Styret er enig, og vi gorkjenner dette.
Oppdatering fra kasserer
Saldo per 6 Des 2022 Brukskto: 234.156,- Kapitalkto: 245.611,-
Større transaksjoner siden siste styremøte 4 okt 2022
23 Nov 60.000 fra Sp Vest
18 Nov 44.811 fra NIF
7 okt 34.986 fra Spond (hovedsaklig skrapelodd)
7 okt 19.539 til Stiteknikk (befaring/konseptskisse)
Ang 2023 så har vi fått tildelt 30.000,- fra Sparebank 1. Dette er midler vi må søke om og dokumentere i november 2023.
I tillegg, fra turgruppa har jeg blitt informert om at de har mottatt kostnadsoverslag for overnatting på Trysil til ca 120 pers på 115.000,- Turen er en vesentlig utgiftspost for klubben og endelig beløp avhenger av størrelsen som fastsettes på egenandel og antall deltakere.
Til sist info om en kassererblemme; i 2021 mottok vi 7.700,- i momskompensasjon. Dette må det søkes om (innen 15 aug) og det ble ikke gjort i 2022 desverre.
Finansiering:
200 000 fra SR bank utbetales i ettertid
162 000 står i klubbkassen
50 000 overskudd fra tidligere ritt
Spillemidler: Lagt inn 300 000 som spillemidler. Avgjøres i vinter, utbetales til sommeren.
Momskompensasjon må vi huske å søke om i 2023 og 2024.
Avtalen konkretiseres litt bedre med tanke på hva som skal gjøres og betales nå og hva som skal gjøres senere. (Grovshape / finshape)
Får vi flere sponsorer til anlegget, så er det viktig å være oppmerksom på at det ikke er tillatt med rekalme på nærmiljøanlegg.
Hvem var det som kunne levere grus? Velde leverer fingrus til verdi av kr 10.000,- dette har vi skriftlig.
Geir Sverre har dialog med en trener til gruppe tre vedrørende grovmasser. Vi sjekker opp for å få dette skriftlig.
Kommentarer til kontrakt med Stiteknikk:
Bekymring vedr vårt ansvar og kostandseksponering ift forsinkelser som kan oppstå av ymse grunner....de 10% som er nevnt ift mulige overskridelser er knyttet til "uforutsette hendelser".
Konseptskissen inkluderer estimat for arbeidet på totalt 645.000,- hvorav halvparten, 322.500,- skal betales 21 dager etter signering (ref del 6). Er dette vanlig? Skulle Stiteknikk gå konkurs i tidsrommet mellom vi har betalt, men før arbeidet er utført - hva da.
Hva med å betale første innskudd 14 dager før oppstart, neste innskudd dagen for oppstart og resten ved avslutning / Ferdigstilling?
Stikkord om de siste treningene:
Merida terrengsykkelskole for barn ca 11 til 17 år på Skeikampen, 18. til 23. juni. Litt før skoleslutt for oss på vestlandet desverre. Teller som nasjonalt idrettsarrangement som skolene gir godkjent fravær til å delta på.
Påmeldingsfrist: 1.6.22
Vi har tradisjonelt hatt med ca 8 deltagere.
Vil klubben sponse en prosentsats av deltagerkontingenten? Klubben har tidligere dekket ca 2000 pr deltager.
Forslag: Klubben hjelper til med å arrangere transport. Opprette en liten komite blandt foreldre fra deltagere?
Vi lager arrangement i Spond og tar avgjørelse til økonomisk støtte på neste styremøte.
Terrengcupen 2023
April til september. Vi har hatt ritt en tirsdag i mai.
Det er opprettet en gruppe i Spond med foreldre som vil være med å hjelpe til med å arrangere. I tillegg til vårt eget ritt, så kan vi sammen med MSSL arrangere ett ritt der MSSL tar ansvar for løypelegging og vi tar ansvar for eq timing og administrative ting.
Foreløpig behøver vi å sette noen ansvarsområder:
EQ timing ansvarlig
Vi kan forvente at vi må starte arbeid i januar.
Atle fra Vigrestad har tidligere vert initiativtager for å få rittene lagt i terminlista.
Turkomite er etablert:
Dato blir 28 juni til 2 juli
Noe vi i styret ønsker de skal huske på?
Skal vi sette et budsjett siden vi har planer om å bruke en del midler på bikepark i 2023?
Forslag: Vi ber Frank lage et budsjett til neste styremøte og dermed vurderer vi rammene for trysil 2023.
Vi bruker mye ressurser på bikepark nå, så det kan se ut som ny kleskolleksjon er blitt nedprioritert.
Forslag:
Vi åpner klubb butkken til eksisterende godkjente kolleksjon.
Vi fortsetter arbeidet med å lage ny logo når tiden blir ledig til det og tar den i bruk på uformelle overtrekksklær.
Gjøre ny vurdering av ny kolleksjon som sendes til godkjenning når alt er klart med valg av kolleksjon og logo.
Komite er opprettet og juleavslutning er planlagt.
Det blir kake, saft, kanskje kakao, kostymer, premiering, Hopping, belysning, og gøy.
Fire personer fra gruppe x har sagt ja til å lage en konkkurranse eller noe annet gøy innslag.
Ole Petter har hopp hjemme
Claus har stort hopp
Kristoffer har ett hopp hjemme.
vi skulle gjerne hatt 17. mai komite.
Ole Petter har trådt inn i valgkomiteen.
Forsøke å kalle inn til årsmøte rett før vinterferien.
Eventueltsaker:
BikeFix avtale skal evalueres. Er det innspill fra styret?
Styremedlemmer har god erfaring med service fra BikeFix.
Kan vi be dem arrangere et sykkel service kurs for trenere og hjelpetrenere/foreldre? Trond og Geir Sverre følger dette opp.
Lager av sykkelslanger, sjekk om Ole Petter har flere slanger.
17. Mai:
Skal vi gå i tog i Sandnes på 17. mai? Eller bare Stavanger som tidligere år?
Idrettsdagen:
Dette går sin gang ved hjelp av spond grupper og Claus som oranisator. Viktig arrangement i forhold til tenåringer som har falt ut av idretten de siste åra.
