2. Styremøte 2020

Europe/Oslo
Description

For å bli med i videomøtet, klikk på denne linken: https://meet.google.com/adg-adjy-cfe
Du kan også bli med via telefon ved å ringe +47 21 40 05 78 og angi følgende PIN-kode: 548 012 048#
Klikk på denne linken for å se flere telefonnumre: https://tel.meet/adg-adjy-cfe?hl=no&hs=5

    • 19:00 19:05
      Velkomst og gjennomgang av agenda 5m
      Speaker: Ole Petter Nordahl (Indico)

      Ole Petter ønsker velkommen og informerer litt kort om styremøtet..

      Informerer litt om hvor referatene ligger. Det er krav til at de legges ut på hjemmeside.

    • 19:05 19:10
      Godkjenning av referat 5m

      https://indico.hafrsfjord-sk.no/event/10/note/

      Speaker: Ole Petter Nordahl (Indico)

      Ingen kommentarer til dette. Det er godkjent.

    • 19:10 19:15
      Coronavirus og treninger 5m

      Statusoppdatering

      Ole Petter har vært i kontakt med NCF. Det kan trenes 5 stykker sammen hvis de holder avstand.

      Det passer ikke så godt for Hafrsfjord å ha fellestreninger med veldig mange.

      5 stykker sammen er ok med god avstand og med drakt.

       

    • 19:15 19:20
      Foreldrekontakt 5m

      I forrige møte ble det foreslått å få på plass en foreldrekontakt som er ansvarlig for å skape samhold og liv på ritt og organisere sosiale arrangment. Kristin Gjelsvik-Bakke ble foreslått som en aktuell kandidat i en slik rolle.

      Ole Petter sier litt om hvorfor han tenker det er lurt. Samhold på ritt og få til litt sosialt etter treninger noen ganger. 

      Kristin ønsker litt mer info om hva rollen innebærer. Ole Petter tar kontakt med Kristin.

      Snakker og litt om å utvide til en sosialkomite. Jobber litt videre med dette.

      Kom flere innspill fra styret.

      Sjekker om det er mulig å få med flere foreldre fra klubben. 

    • 19:20 19:25
      Terrengsykkelcupen 5m

      Ritt avlyst/utsatt. Kort oppdatering

      Speaker: Trond Gjelsvik-Bakke (Styremedlem HSK)

      Status : denne er avlyst / utsatt. 

      Alt er avlyst frem til 15/6 per nå. 

      Snakket litt i arrangørgruppen om å gjøre flere arrangement på en helg. Slå sammen ritt til både lørdager og søndager.

      Alt er jo veldig usikkert enda. 

      Har og vært diskutert avlysning av hele cupen 2020.

      Satser på åpning på Vigresatd vår 2021 med norgescup.

    • 19:25 19:30
      Regnskap 5m
      • Automatisk medlemsregistrering
      • Momskompensasjon
      • Samordnet rapportering innen 30. april
      Speaker: Silje Nordland (Kasserer HSK)

      Automatisk medlemsregistrering - dette er tidligere gjort manuelt. Har nå fått på plass dette direkte gjennom NIF.Dablir dette direkte lagt til gjennom Klubbadmin. Har i tillegg fått avtale gjennom buypass. Betaling med Vipps, kort og giro.

      Nytt medlem - de må registrere seg. Pga familiemedlemskap går ikke faktura direkte. Vi må gå inn å trukke send faktura.

      Regner med det kommer et varsel når nytt medlem har registrert seg.

      Hvem er aktive medlemmer. De fleste aktive mener vi. 

      Ole Petter sender Silje listen over antal medlemmer per 31.12. + spond. Dokumentene ligger og på google drive. 

      Silje og Ole Petter tar anssvar for å fullføre denne. 

    • 19:30 19:35
      Tur 5m
      • Tur til Trysil
      • Vi må ta en avgjørelse hva vi gjør innen noen uker
      • Høsttur til Slettestrand?? annet alternativ?
      • Deltakelse enduroritt??
      Speaker: Gry Kristin Soland (Styremedlem HSK)

      Finnes det mindre leiligheter?

      Dato 26-30 juni.

      Kan og flytte på dato har de sagt når Ole Petter har vært i kontakt.

      Vi avventer 2-3 uker til før turen flyttes. Ca i starten av mai. Da tas endelig avgjøresle. Sjekker ut med der vi skal leie med muligheter. 

    • 19:35 19:40
      Tilskudd og søknader 5m

      Søknad om kommunalt driftstiskudd sendt inn av Ole Petter.
      Andre søknader som kan være aktuelle?
      Noen av de aktuelle programmene fremgår av styrehjulet.

      Speaker: Karen Elisabeth Heskja (Nestleder HSK)

      Finnes tilskuddsorninger på innkjøå av lånesykler. Må kjøpes først så kan en søke året etterpå.

      Trond Egil tar en prat med Robert fra Vigrestad om dette. De har en del gode lånesykler. Oliver anbefaler en Trekk sykkel.

      Styret sier ok til innkjøp av et par sykler.

       

    • 19:40 19:45
      Sosiale medier 5m
      • Instagram
      • Facebook
      Speaker: Oliver Svellingen Bolme (Styremedlem HSK)

      Oliver har laget en instagramprofil som trenere og kan benytte. Oppfordrer de til å legge ut der.

      Oliver har laget en introdusjonsvideo. 

      Ønsker innlegg på facebook med positivt fortegn. Oliver må få admintilgang på facebook

      Bruker den lukkede facebookgruppen slik at trenere og medlemmer kan dele ting med Oliver.

       

       

    • 19:45 19:50
      Oppdatering av årshjulet trening 2020 5m

      Ole Petter har begynt på et årshjul.

      Dette settes litt på vent pga Coronasituasjon.

      Sender dette ut til medlemmer når det startes opp igjen. 

    • 19:50 19:55
      Årshjul for styret 5m

      For at styret skal overholde frister kan det være nyttig med et årshjul for styret

      Ole Petter har begynt på åsrhjul for styret. Dette jobbes og videre med. 

    • 19:55 20:00
      Gjennomgang av klubbens vedtekter 5m

      Sjekke om klubbens vedtekter er i samsvar med oppdaterte endringer. Se reviderte versjon.

      Trond Egil sier at styret har mulighet til å gjøre de endringer som trengs.

      Den må være kompatibel med NIF og NCF. 

      Ole Petter legger disse ut på hjemmside. Litt nytt. 

    • 20:00 20:05
      Gjennomgang av klubbens reiseregulativ 5m

        

      Dette legges ut på hjemmesiden og må renskrives. 

      Ole Petter legger dette ut på hjemmesiden. 

      Klubben ønsker å legge tilrette for de fleste. 

    • 20:05 20:10
      Utstyrsoversikt 5m

      Har styret oversikt over hvor klubbens sykler og øvrig utstyr befinner seg?

      Burde vi hatt en eller to rekrutteringssykler i str passende til Gruppe 2? Vi kan søke tilskudd fra NIFs utstyrsfond/ SR-bank

      Dette snakket vi om under et tidligere punkt på søknader. 

      Vi har

      9 landeveissykler.

      Ole Petter har 2

      Morten har 1

      En liten rød - usikker

      Det sjekkes videre på disse. Trond Egil tar en prat med Dag.

      Utstyr står litt rundt forbi. Det meste hos Trond Egil, Dag og Ole Petter.

      Håper å få et rom på den nye Velodromen til oppbevaring.

       

       

    • 20:10 20:15
      Kjøp/salg av sykler Facebook Mesenger 5m

      Skal vi lage en kjøp salg avdeling på Facebook messenger for sykler og utstyr?

      Oliver og Ole Petter tar dette videre.

    • 20:15 20:20
      Åpne treninger for andre klubber? 5m

      For å skape solide og stabile grupper bør det helst være minst 5 barn per årskull. I klubben er dette tilfelle for noen årskull. Andre klubber i regionen har enda større rekruteringsproblemer enn oss.

      For utøvere i klubben vår som ønsker å satse har vi begrenset med langkjøringstreninger og høyintensitets/bakkedragstreninger, men dette kan vi kanskje tilby gjennom samarbied med andre klubber.

      Med et bedre samarbeid med naboklubber tror jeg totalt sett vi kan øke rekrutteringen inn mot sykkelsporten og også levere et bedre tilbud til våre medlemmer.

      En forutsetning for et slikt samarbeid er at naboklubber også stiller opp med trenere/voksne slik at vi har nok trenere.

      Ole Petter orienterer litt om dette.

      Ole Petter sender ut brev til lederne i andre klubber.

      Sender og til BMX klubber. BMX syklister er veldig tekniske og har god kontroll på sykkelen.

       

    • 20:20 20:25
      Politiattest 5m

      Alle trenere må fremvise politiattest til Trond Egil. I første omgang må alle klubbens trenere bekreftes. Trond Egil har laget et medlemsutvalg i Klubbadmin

      Speaker: Trond Gjelsvik-Bakke (Styremedlem HSK)

      Alle styremedlemer, trenere og hjelpetrenere må fremvise det.

      Den må fremvises til Trond Egil. 

      Trond Egil skal sjekke opp og lage klar mal til oss. Trond Egil lager klar en mal rutine til styremedlemer.