7. styremøte 2023 Hafrsfjord Sykkelklubb
21/11/23, klokka 2030 -
Til Stede: Jone, Trond, Marit, Frank, Claus, Martin,
sak 1: spond "mas" osv.
Ref innlegg fra en forelder på spond hvor det påpekes at det er vanskelig å få med seg det viktige når det er så mye mindre viktig informasjon som publiseres.
Forslag til løsning: Vi setter begrenser slik at "medlemmer" og "foresatte" ikke kan poste nye innlegg eller opprette avstemminger direkte i hovedgruppa for Hafrsfjord Sykkelklubb.
VI oppretter en egen kanal for posting av generell informasjon og kjøp og salg hvor medlemmer kan velge å være med eller avstå fra å være med. Denne kanalen foreslås lagt på Spond siden det er her de fleste er til stede. Marit og Jone tester en løsning for dette på spond.
sak 2: Stipend til unge trenere.
På tidligere styremøter er det blitt drøftet ønske om å se på ordninger for økonomisk støtte til erfarne utøvere som er ekstra aktive i klubben med å delta på ritt eller bidra som hjelpetrenere for yngre utøvere. En mulighet er å åpne for å søke om stipend. Stipend blir ikke regnet som lønnsinntekt under forutsetning av at størrelsen på stipendet ikke overstiger de direkte ugtiftene som utøveren har ved å utøve idretten. Utøveren har ansvaret for å ta are på dokumentasjon for sine utgifter i tilfelle skatteetaten ber om det.
Forslag til vedtak:
Styret vedtar at utøvere i Hafrsfjord sykkelklubb for treningsåret 2023 kan søke om stipend. Forutsetningen for å søke er at utøveren bidrar som trener for andre utøvere ved behov. Stipendenes størrelse for 2023 er på kr 1000,- pr søker. Søknader sendes kasserer på lisens@sykkelklubben.com. Søknadsfristen er 20.12.23. Kasserer legger frem en samlet oversikt over innkomne søknader for styret, og styret vedtar endelig tildeling før stipendene utbetales. Informasjon om mulighet til å søke om stipend sendes direkte til utøvere som har deltatt som trenere. Enstemmig vedtatt.
For året 2024 foreslår styret at det lages nye forutsetninger i tidlig i året. Blandt annet:
sak 3: Tidtaking utstyr.
fakta: Det er tidligere vedtatt innkjøp av tidtakingsutstyr i HSK. Vi har søkt om, og fått tildelt midler totalt kr 67500 til tidtakingsutstyr. Ved prosjektering av oppgradering av Varatun Bike Park bestemte styret om å søke midlene omdisponert til bikeparken. Søknad om omdisponering ble godtatt og tidtakinsutstyr ble ikke innkjøpt. Nå er bikeparken ferdig og sluttregnskapet viser at vi klarte å ferdigstille bikepakren uten å benytte midlene som var til tidtakingsutstyr.
Det er nå en gruppe engasjerte medlemmer som har bedt styret vurdere om innkjøp av tidtakingsutstyr kan iverksettes igjen.
Forslag til vedtak:
Styret har tro på at innkjøp av tidtaker utstyr vil være et viktig bidrag og en forutsetning for videre utvikling av sykkelklubbenn og økning av klubbens aktiviteter f.eks. ved å forenkle det å arrangere ritt. I vår region er det stor etterspørsel etter enduro ritt. HSK er den naturlige arrangøren av at slikt ritt.
Styret vedtar at å sette av kr 100.000,- til innkjøp av tidtakerutstyr i 2023. Utstyret må være godt egnet for enduroritt. Det forutsettes at det etableres en arbeidsgruppe for å gjennomføre og kvalitetssikre innkjøpet. Styret spør Geir Sverre Grønås og Christopher Christophersen om de kan delta i en slik arbeidsgruppe. Arbeidsgruppa har plikt til å informere styret på styret@sykkelklubben.com. Innkjøp skal fortrinnsmessig faktureres klubben direkte. Koordinering med kasserer blir derfor nødvendig. Arbeidsgruppa står fritt til å konkludere i valg av system. - Enstemmig vedtatt.
sak 4: drakt/identitet,
Fakta:
Forslag til videre oppfølging:
Strakstiltak:
Følge opp BikeFixx vedrørende deres leveranse av trenings og overtreksklær. Jone følger opp bike fix leveransen.
For permanent løsning:
Styret sørger for at det etableres en arbeidsgruppe som kan videreutvikle ordningen for klubb klær. Arbeidsgruppa bær bestå av flere medlemmer fra klubben. Flere aldersgrupper av utøvere bør være representert. Arbeidsgruppa bes jobbe med følgende:
Jone spør Christer, Gunnhild om en av de kan holde litt i dette. Martin kan presentere forslag for gruppe 5 og x og hente inn kommentarer og meninger. Christopher kan være rådgiver om leverandører og design.
sak 4, Eventuelt:
Enduroritt til våren, skal vi legge det på terminlista?
Ved å legge det på terminlista så:
Styret anbefaler at vårt første enduroritt arrangeres som et treningsritt og publiseres på interne sider til de nærmeste klubbene.
Spond opprydning:
Spond ansvar: Marit fortsetter frem til årsmøtet. Spond anbefaler at vi deler medlemsbasen i spond i undergrupper for å ivareta personvern skikkelig. Foreslår å be neste styre opprette en arbeidsgruppe som tar tak i dette til våren.
Rykke oppover i gruppene:
Forslag: vi ber hovedtrenere gi innspill til hvem som bør flyttes oppover i gruppene og spør trener i gruppa over om utøveren kan få "hospitere" en gang eller to for å kjenne på om vedkommende er klar eller om nivået er for høyt enda.
Jone lager et forslag til en kabal med trenere.
Begreper: Koordinator: Har ansvar for å følge med på spond og at hver enkelt trening er organisert.
Hovedtrener: Lager treningsopplegg for semesteret for sin gruppe.
Forslag til nye grupper:
Gravity: Opprettes som ny gruppe til våren. Trond blir trener for Gravity gruppa.
Gruppe X: alle utøvere i dagens gruppe 5 flyttes opp til gruppe X og fjernes fra gruppe 5. Kontaktperson for gruppa: en av de eldste fra gruppa. Assistanse fra Trond på Mandager og medlemmer i gruppa.
Gruppe 5: utøvere fra gruppe 4 som er klar for det sendes videre til gruppe 5. Forslag til trenere: Rasmus som hovedtrener. med assistanse fra team av gruppe X som roterer.
Gruppe 4: Fylles på med utøvere fra gruppe 3. Naturlig å spør Geir Sverre om å bli med som kontaktperson for gruppe 4.
osv
Innetreningene: Har vert prøveordning frem til nå. Oppmøte har vert stigende, ca 4 til 8 utøvere pluss en voksen. Vi har treningstid i hallen frem til Juni. Bjørn Tore og Christian har vert med som voksne.
